Cara Menyusun Jadwal Pelajaran Sekolah

Di tiap awal tahun pelajaran baru sekolah dapat dipastikan para Pembantu Kepala Sekolah/Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum/Akademik selalu disibukkan dengan persiapan memasuki tahun pelajaran baru. Diantara tugas yang cukup berat dan penting yang mereka lakukan adalah membuat jadwal pelajaran. Sulit memang membuat sebuah jadwal pelajaran yang dapat memuaskan semua orang (guru), karena setiap guru pasti memiliki tuntutan dan kepentingan yang berbeda-beda. Setiap kali sebuah jadwal baru diterbitkan maka seorang Pembantu Kepala Sekolah/Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum/Akademik harus siap-siap menerima ungkapan rasa ketidakpuasan dari beberapa guru yang terbentur suatu kepentingannya terhadap jadwal baru tersebut (sambil berbisik ........ ndak usah khawatir dan minder, yang protes itu biasanya guru yang ndak pernah buat jadwal pelajaran, atau sama sekali belum pernah membuat jadwal pelajaran ..... cuek saja). Namun sebaiknya sebagai Pembantu Kepala Sekolah/Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum/Akademik berprinsip untuk berusaha membuat jadwal pelajaran yang dapat memuaskan sebanyak-banyaknya guru (syukur semuanya puas) tanpa meninggalkan prinsip-prinsip membuat jadwal yang baik.

Langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk menyusun jadwal pelajaran, antara lain :
1.  Menyiapkan informasi yang dibutuhkan, diantaranya :
     a.  jenis mata pelajaran yang diajarkan,
     b.  jumlah jam perminggu masing-masing mapel tiap jenjang kelas,
     c.  penyusunan pembagian tugas jam mengajar guru,
     d.  penentuan hari-hari atau jam-jam kosong masing-masing mata pelajaran dan
          guru,
     e.  penentuan jumlah jam pelajaran sekolah tiap hari atau tiap minggu.
2.  Sangat penting untuk memperhatikan beberapa hal berikut pada waktu melakukan
     penyusunan jadwal pelajaran, diantaranya :

     a.  adanya selingan antara mata pelajaran satu dengan lainnya agar tidak
          menjemukan,
     b.  harus disediakan waktu istirahat agar siswa tidak terlalu lelah,
     c.  masing-masing pelajaran dicarikan waktu yang tepat (mata pelajaran yang
          membutuhkan daya pikir dan tenaga seperti Matematika, IPA, dan
          Penjasorkes dijadwalkan pada jam permulaan),

     d.  jangan sampai kegiatan di suatu kelas mengganggu kegiatan kelas sebelahnya.
     Jikalau komputermania ada yang tahu lainnya silahkan tuliskan saja di komentar
     biar lebih lengkap.
3.  Menentukan sistem atau metode atau alat bantu penyusunan jadwal pelajaran.
     Kegiatan penyusunan jadwal pelajaran akan terasa mudah dan cepat apabila kita
     dapat menentukan sistem atau metode atau alat bantu yang tepat. Banyak cara
     yang dapat digunakan untuk mempermudah penyusunan jadwal pelajaran yaitu :

     a.  Menggunakan cara manual dengan tabel jadwal
          Cara ini mungkin paling kuno, namun cukup praktis dan cepat (yen bejo). Cukup
          menyediakan beberapa lembar tabel jadwal pelajaran, sebatang pensil, dan
          penghapus. Mulailah tempatkan guru dan mapel dengan cara menuliskan
          kodenya ke dalam kolom-kolom dan baris-baris tabel sesuai dengan kelas,
          hari, dan jam pelajarannya, kalau ada yang tidak pas penempatannya sesuai
          kriteria yang anda tentukan atau jadwalnya tumbukan tinggal dihapus saja
          dan tuliskan guru dan mapel lainnya. Kalau anda beruntung maka jadwal
          cepat selesai, namun jika anda sedang buntung berhari-hari mungkin
          jadwalnya numbak-numbuk terus dan habis berlembar-lembar kertas tabel
          jadwal pelajaran. Jadi agar sukses, buatlah sambil banyak-banyak berdoa.

     b.  Mengunakan cara manual dengan sistem kartu
          Sistem kartu dilakukan dengan membuat kartu yang berwarna-warni yang
          masing-masing diisi nama guru dan mapel yang diajarkan. Satu kartu
          menyatakan satu kali tatap muka/pertemuan (2 jam pelajaran atau 1 jam
          pelajaran) dan tiap warna kartu menyatakan pengajar/guru tertentu. Selanjutnya
          kartu-kartu tersebut ditempelkan pada papan yang sudah diformat berupa
          kolom-kolom dan baris-baris seperti tabel jadwal dalam satu minggu. Dengan
          cara ini dimungkinkan akan mempermudah menempatkan jam-jam tatap muka
          guru mapel tertentu sehingga tidak terjadi tumbukan jadwal atau
          ketidaksesuaian jumlah jam mengajar tiap guru. Sistem kartu ini memiliki
          banyak kelemahan, diantaranya :

          –  tidak praktis (karena harus membuat kartu yang bermacam-macam),
          –  memerlukan ketelitian dan kecermatan yang tinggi (karena disusun secara
              manual),
          –  memerlukan waktu yang lama,
          –  untuk mencetak harus dilakukan pengetikan ulang lebih dahulu.
     c.  Menggunakan format condition pada Microsoft Excel
          Cara ini sebenarnya mempunyai tujuan yang sama dengan cara yang kedua,
          dimana apabila terdapat data yang sama dalam satu baris (row) atau kolom
          (column) akan mengakibatkan timbulnya warna tertentu atau bunyi tertentu
          (sesuai setting format condition-nya) sehingga tumbukan jam mengajar guru 

          yang sama dapat diketahui dan dihindari.
          Cara format condition masih banyak memiliki kelemahan di antaranya :
          –  memerlukan ketelitian dan kecermatan yang tinggi (karena distribusi jam
              masih disusun secara manual),

          –  memerlukan waktu yang lama.
          Kelebihan dari cara ini adalah bisa langsung dicetak tanpa pengetikan ulang.
     d.  Menggunakan software komputer khusus penyusun jadwal pelajaran
          Ada beberapa software penyusun jadwal pelajaran, diantaranya FET,
          UntisExpress, dan aScTimeTables. Dari ketiga software tersebut yang
          populer, lebih lengkap, dan juga mudah digunakan adalah aScTimeTables.
          Software ini mempunyai konsep dasar yang sama dengan sistem kartu yaitu 

          dilakukan dengan 3 tahap : 1. tahap inventarisasi, 2. tahap entry data, dan
          3. distribusi jam pelajaran. Pendistribusian kartu dapat dilakukan dengan
          2 cara yaitu otomatis (generate) dan manual. Pada cara otomatis, setelah
          data sudah ter-entry semua (semua kartu sudah dibuat) dapat didistribusikan
          secara otomatis sehingga penyusun jadwal tidak perlu berpikir untuk
          mendistribusikan kartu-kartu yang tersedia. Sedangkan cara manual,
          pendistribusian kartu dilakukan secara manual, dengan cara ini penyusun jadwal
          harus berpikir keras untuk mendistribusikannya. Untuk mendapatkan jadwal
          yang baik, sebaiknya dilakukan dengan cara kombinasi yaitu otomatis dulu
          setelah itu dicek dan diatur secara manual sesuai yang dikehendaki oleh
          penyusun jadwal pelajaran.

Dari empat cara di atas tentu yang paling praktis adalah menggunakan software komputer, tinggal mangga pilih yang mana terserah.

Buat para komputermania yang kebetulan dapat jatah tugas membuat jadwal pelajaran dan tertarik dengan software-software ini, silahkan download software + manual-nya di bawah ini.

Download : aScTimeTables 2008 dan Manual 2008
Download : aScTimeTables 2010
Download : aScTimeTables 2012
Download : aScTimeTables Terbaru
Download : UntisExpress + Patch dan Manual Online (English)
Download : FET v5.1.20